Entre el espíritu de las fiestas y las vacaciones, hacer que un proyecto de TI avance al final del año puede resultar todo un desafío para la mayoría de los profesionales entendidos. Es un momento en el que el gerente del proyecto de TI debe hacer malabares entre las necesidades del proyecto de TI de la empresa y las personas que hacen que eso suceda, a la vez que se debe minimizar la disrupción del flujo de trabajo de la empresa. Nada fácil…

Les puedo decir que la clave está en la planificación y la preparación… ¡anticipadas! De ese modo la metodología de gestión del proyecto puede continuar de la forma prevista en lugar de ser avasallada por el ajetreo de la época de las fiestas. A continuación describiré lo que para mí son las claves de la planificación de un proyecto de TI para la época de las fiestas de modo que el proyecto no sufra cuando se aproximen esas fechas.

Planifica tan pronto como sea posible

Cuando planifico un proyecto para la época de las fiestas me aseguro de incorporar el período de vacaciones de cada uno de los miembros del equipo. En la mayoría de los casos, no resulta razonable esperar que todos cancelen sus planes por el proyecto, así que es esencial planificar cuidadosamente las ausencias y los baches en el flujo de trabajo. Los miembros del equipo también deben tener claro cuál es su estado antes de partir de vacaciones. Tengo en cuenta las necesidades semanales del proyecto y modifico el plan de modo de que el proyecto avance aunque falte personal. Además, si el proyecto tiene recursos en diferentes plantas del mundo, coordino los calendarios de los miembros de todas las plantas de modo que me permita agregar horas extra durante la época de más trabajo. Por ejemplo, si tengo un recurso en la India, ese recurso podría cubrir las horas en que mi recurso de los Estados Unidos estará de vacaciones.

Planifica las actividades de no producción para las vacaciones

A veces, los proyectos requieren que se realice trabajo durante las vacaciones para evitar demoras (es decir, un proyecto del tercer cuatrimestre que debe lanzarse en el primer cuatrimestre del año siguiente). En estos casos, trato de que la mayor parte de la planificación, el diseño y otros trabajos de no producción estén programados para ser completados durante la épocas de las fiestas o vacaciones. La ejecución del proyecto podrá esperar hasta que la empresa tenga a todo el personal nuevamente, lo que garantiza un lanzamiento más prolijo y con tiempos de suspensión o transición mínimos. En otras palabras, durante las vacaciones, busca la forma de ser productivo pero concéntrate en las tareas que no requieren interrupción del sistema de TI de la empresa.

Sé flexible con los empleados

Durante las vacaciones los empleados tienen responsabilidades y presiones extra. Estar fuera de casa, con los niños de vacaciones, siendo anfitriones de las reuniones, atendiendo necesidades religiosas, etc., que pueden provocar un estrés innecesario y la incapacidad de poder ir a la oficina tanto como quisieran. Sin embargo, al darles a los empleados la oportunidad de trabajar desde la casa, puede que te beneficies y puedas hacer que el proyecto siga su curso. Otro beneficio es la sanidad del empleado. Un poco de tiempo fuera de la oficina puede brindar equilibrio entre trabajo y vida personal, e incluso impulsar la productividad.

Para los gerentes de proyectos de TI que asignan responsabilidades a cumplir desde el hogar a un recurso en particular, es importante comunicarse con ese recurso de forma individual para comprender sus limitaciones durante las vacaciones y expresar tus expectativas (especialmente respecto de las tareas urgentes) y los requisitos. Si tienes un problema, considera acelerar los plazos dentro de un cronograma diferente y reajustar el plan por adelantado conversándolo con los gerentes correspondientes.

Dedica un tiempo a celebrar y agradecer

Las fiestas son un buen momento para que el gerente de proyectos conozca a su equipo de forma más personal y les demuestre a sus miembros agradecimiento por su colaboración con el proyecto. Cuando eres gerente de proyectos de una consultora, a menudo no se te permite dar regalos personales a los miembros de los equipos, así que a mí me gusta agradecerle al equipo en su totalidad. Por ejemplo, traigo donuts o un día pido el almuerzo para todos. Siento que la camaradería que compartimos hace que la relación se fortalezca, y esto ayuda en caso de que tengamos que resolver un conflicto juntos durante el curso de gestión del proyecto.

Ya sea que me contraten como consultora de gestión de proyectos de TI o que esté trabajando dentro de la empresa como parte del equipo, siempre me hago cargo personalmente del costo de mi demostración de agradecimiento a los miembros del equipo del proyecto. Para mí es lo que se debe hacer.

Si bien el hecho de que el proyecto siga adelante durante las fiestas será todo un desafío, también es un buen momento para que el/la gerente del proyecto demuestre muchas de sus habilidades. Si necesita un gerente de proyectos que comprenda cómo las las fiestas y las vacaciones pueden afectar a un proyecto de TI, contáctese con Lurdez Consulting Group hoy mismo llamando al 630.749.4810.