Una reunión de proyecto es un evento que se realiza regularmente, donde las personas involucradas en el proyecto se reúnen para informarse sobre su progreso, discutir temas, aprobar o rechazar ideas, y resolver problemas. Su propósito es aumentar la comunicación y acelerar el progreso del proceso para así optimizar el tiempo de trabajo.

De este modo, las reuniones de proyecto son una herramienta fundamental para los gerentes de proyecto, ya que les permiten idear diferentes estrategias y tomar decisiones que marcarán el ritmo del proceso y lo facilitarán. Además, son una gran oportunidad para dar lugar a la creatividad y lograr consensos con el equipo. Es por eso que es tan importante organizar reuniones eficaces; de lo contrario, estarás perdiendo tiempo y dinero.

Veamos algunos pasos a tener en cuenta para lograr una reunión exitosa:

Planifica con anticipación: decide el propósito de la reunión centrándote en los objetivos del proyecto; de esta manera tendrás una visión clara para elaborar una agenda acorde a los resultados deseados. Asimismo, es importante planear un horario por adelantado, ya que esto evitará que se desvíen del tema principal y establecerá un marco de tiempo que servirá de guía para al equipo.

Selecciona cuidadosamente quienes asistirán:  una vez que decidas que una reunión es necesaria, debes elegir con cuidado a aquellas personas que resultan esenciales para alcanzar los objetivos perseguidos. Si es posible, es importante seleccionar un pequeño grupo, ya que eso ayudará al equipo a centrarse en los objetivos y no distraerse con otros temas.

Luego, déjales saber por qué fueron convocados; informar a todos su papel y lo que se espera de ellos es vital, ya que esto los hará sentirse incluidos y parte del equipo, aumentará su participación en el proyecto y, por lo tanto, incrementará su compromiso con la meta.

Comparte la agenda: asegúrate de que cada persona que asista a la reunión conozca la temática y el objetivo de antemano; esto les dará la oportunidad de ser más creativos con sus ideas y la posibilidad de estar preparados con la información necesaria. Además, todo el mundo será consciente del procedimiento, por lo que se atendrán a los puntos enumerados y la reunión será más organizada y, por lo tanto, dinámica y productiva.

Gestiona el tiempo correctamente: la cantidad de tiempo que se dedica a una reunión es crucial, ya que el reloj es una herramienta ideal para respetar la agenda y, al mismo tiempo, darle envión al proyecto. Por lo tanto, siempre ten un plan de acción, inicia y finaliza cada reunión a tiempo, y asegúrate de que todo el mundo sepa que las tardanzas no serán aceptadas. Más aún, si alguien llega tarde, no te demores en actualizarlo; de esa manera mostrarás autoridad y credibilidad.

Por otro lado, siempre habrá personas más tímidas y reacias que otras a la hora de expresar su opinión; no dejes que algunos miembros del equipo hablen incesantemente y asegúrate de que cada uno tenga tiempo para participar y contribuir al debate.

Por último, ten en cuenta que algunos problemas tomarán más tiempo para discutir y resolver que otros; esto es completamente normal, así que no desesperes. Sólo recuerda mantener el equilibrio entre la rigidez y la flexibilidad; si logras combinar ambas cualidades, serás un gerente de proyectos hábil y exitoso.

Anima a tu equipo a ser creativo: aumenta la interacción y el compromiso de tu equipo animándolo a generar ideas diversas. Ten en cuenta todas las opiniones y no rechaces ninguna propuesta anticipadamente; luego habrá tiempo para discutir qué idea se ajusta mejor a los objetivos.

Hay algunas técnicas particularmente útiles que puedes practicar para estimular la creatividad de tu equipo, tales como: la lluvia de ideas, la escritura de ideas, time-boxing, y las mejores-peores ideas. Estas son formas muy dinámicas de superar cuellos de botella y problemas que pueden necesitar una respuesta y resolución rápida.

Prepárate para tomar notas: uno de tus principales trabajos como organizador de la reunión es tomar notas detalladamente. Asegúrate de documentar y registrar cada progreso: decisiones tomadas, tareas completadas, actualización de problemas e inquietudes.  Este paso es fundamental para el siguiente…

El seguimiento: durante la reunión, el intercambio de información y los debates plantearán muchas cuestiones imposibles de resolver en el momento, por lo que tendrás que hace un seguimiento a posteriori: agéndalas y programa una reunión para tratarlas a futuro.

El resumen: haz un resumen del proyecto y de su estado actual, una lista de tareas a lograr, y los objetivos que ya se han alcanzado. Este resumen asegurará que todos estén en la misma página y animará a tu equipo a asumir las siguientes etapas del proyecto con entusiasmo y seguridad.

En pocas palabras, la organización es clave para ejecutar eficazmente una reunión de proyecto. Sigue los pasos anteriores, asegúrate de realizar un inventario de cada logro, inconveniente, y desafío que pueda surgir a lo largo del proceso, ¡y estarás listo para el éxito!