Durante la gestión de un proyecto, las reuniones y los seguimientos son constantemente necesarios para asegurar una comunicación fluida, garantizar la colaboración de los integrantes y alcanzar metas . Pero hay diferentes tipos de reuniones dependiendo de múltiples factores como el tiempo, la urgencia, los objetivos, etc.

Como sabemos, el tiempo es un recurso valioso dentro del mundo corporativo; por lo tanto, conocer de antemano el propósito de una reunión y establecer una agenda, te ayudará a determinar qué tipo de reunión es más funcional a tus objetivos.

Reunión diaria o stand-up

Este tipo de reuniones se llevan a cabo diariamente e incluyen a todos los miembros del equipo que colaboran en un proyecto. También se las conoce como “scrums diarios”, “huddles diarios”, “reuniones matutinas” o simplemente “check-ins diarios”, y están diseñadas específicamente para que los miembros del equipo informen sobre su progreso de una manera rápida y concisa mientras se encuentran de pie alrededor de la habitación o cerca del tablero del proyecto.

Son más comunes en empresas de software y empresas que utilizan metodologías de desarrollo ágiles, pero también son útiles entre otros equipos que buscan mejorar su comunicación, superar cuellos de botella y mantenerse alineados como equipo.

Su objetivo principal es repasar las tareas que se han terminado, que están en curso o que están a punto de iniciarse. Esta es una forma práctica de rastrear el flujo de trabajo y el estado del proyecto, y también ayuda a construir compromiso, camaradería y cooperación entre los miembros del equipo.

Además, fomentan la coordinación, la eficiencia y ayudan a construir una visión entre los miembros del equipo. Esto se debe a que cuando estos ven a sus compañeros trabajando por un mismo objetivo y progresando en sus deberes, comienzan a sentirse motivados e inspirados no sólo por el proyecto en sí, sino por los demás.

Otra característica importante es que son reuniones cortas. Lo positivo de esto, es que cuando sólo tienes 10 minutos para ponerte al día, todo el mundo está más concentrado en su trabajo y lo que tiene que hacer en lugar de discutir temas que no son críticos para el proyecto.

Reunión de actualización de estado

Consisten en reuniones regulares del equipo, donde los miembros alinean su progreso hacia un objetivo común mediante la comunicación de actualizaciones, progreso de tareas, desafíos, y próximos pasos. Se pueden celebrar en varios momentos durante el proyecto y con las diferentes partes interesadas.

Su objetivo principal es comunicar el estado de un proyecto o establecer la dirección en la que debe ir el grupo. Comúnmente, cada participante comparte información, y luego comienza una discusión grupal que tiene la intención de resolver un problema, tomar decisiones, priorizar actividades, asignar tareas, etc. Cada acción está orientada a seguir adelante con el proyecto.

Sin embargo, la contribución de cada participante no consta solo de compartir información. También se trata de tomar un papel activo en la alineación de objetivos individuales, del equipo y de la empresa, y dar sus opiniones al escuchar las actualizaciones. Para ello, los participantes deben ser oyentes activos y prestar mucha atención a cada miembro, haciendo preguntas si es necesario. Esto sin duda aumentará la comprensión y el apoyo mutuos en todo el grupo.

Entre las características más importantes que encontramos en este tipo de reunión, podemos mencionar la ayuda a los directores de proyecto a seguir el progreso del proyecto a través de las actualizaciones que ofrecen los miembros del equipo; la posibilidad de construir confianza y transparencia dentro de la organización; el fomento de la lluvia de ideas y el trabajo en equipo; y la ayuda que ofrece a los directores de proyecto en el refuerzo de puntos clave y en la asistencia a su equipo para evitar contratiempos.

Las reuniones de actualización de estado son más largas y exhaustivas que las reuniones diarias. Tienden a durar 30 minutos o más, dependiendo de la cantidad de información y actualizaciones que necesitan ser compartidas.

Para concluir, podemos decir que ambos tipos de reuniones son esenciales para el desarrollo adecuado de un proyecto. Si bien la primera puede ser corta y concisa,  permite establecer una rutina grupal y ayuda a los miembros del equipo a estar más orientados y enfocados en su trabajo; por otro lado,  la segunda permite una interacción provechosa para todos los participantes y ayuda a mejorar el compromiso y la cooperación dentro del equipo. En ese sentido, se puede decir que todas las acciones que involucren la comunicación y participación de los miembros del equipo, son cruciales para el éxito de un proyecto.