Durante décadas, la gestión de proyectos se ha vuelto un aspecto esencial de conducir un negocio en el mundo de la América corporativa y alrededor del mundo. Desafortunadamente, la gestión de un proyecto no es tan lineal como algunas personas creen.

Muchos proyectos fracasan cada año por una gran cantidad de razones, pero muchas organizaciones atribuyen esas fallas solo a la inefectividad de ciertas herramientas o a la elección incorrecta de un método. A lo largo de mis días, suelo escuchar excusas tales como, “si hubiera utilizado Agile en vez de la metodología tradicional en este proyecto, el equipo podría haberse comunicado e interactuado mejor”, o “dar seguimiento a todos los problemas, medidas de acción y riesgos es demasiado engorroso. Si hubiera tenido una mejor herramienta de seguimiento, mi proyecto no hubiera fallado”.

Pero yo les digo, “seamos realistas y aceptemos la verdadera causa del fracaso de este proyecto”.

En un esfuerzo por enmendar las fallas de los proyectos, veo a muchas organizaciones gastar miles de dólares en nuevas herramientas que las ayudan a organizarse y a lograr un mejor seguimiento de las fases de su proyecto. Dicho de manera simple, ellas se equivocan al pensar que las fallas de un proyecto se deben a una cuestión en particular y no a una combinación de otros factores que también resultan críticos para un negocio.

Estos últimos 25 años ejerciendo la profesión de gerente de proyectos de TI y gerente de programación, me han enseñado que ciertas áreas de un negocio, tales como su cultura, su misión, su visión y la manera en la que un equipo colabora, juegan un importante rol en el éxito de un proyecto. Es decir, lo que conduce a una organización a la implementación exitosa de un proyecto es la combinación de conocimiento técnico, una metodología adecuada, y habilidades de liderazgo; esto lleva a ahorrarse miles, y hasta a veces millones de dólares.

Pasos para evitar el fracaso de un proyecto

1. Entender la cultura y al equipo. Muchos gerentes de proyectos están muy bien entrenados en las cuestiones técnicas acerca de cómo llevar un proyecto, pero olvidan la importancia de la cultura y del equipo. La cultura de aquella organización se encontraba allí mucho tiempo antes de que comenzaras a trabajar en ese lugar; por eso, es responsabilidad de un gerente de proyectos intentar entender cómo funcionan las cosas, y luego adaptarse a ello.

Conocer todos los recursos y los miembros de una organización, desde el CEO hasta el analista de negocios, es parte esencial de evitar el fracaso de un proyecto. Si tú no eres bien visto por tu equipo y patrocinadores, ¿cuán fácil crees que será para tí administrar ese proyecto? ¿Cómo puedes obtener cooperación del equipo si tú no te esfuerzas en intentar conocerlos y entrar en confianza con cada uno de ellos? ¿Y qué hay de los vendedores, consultores y gerentes funcionales? Ellos también son parte esencial de tu equipo, así que debes saber sobre ellos también. 

2. Lidera a través del ejemplo. Hay muchas características que puedes encontrar en un líder, pero aquellas que creo que son las más críticas para un gerente de proyectos son: saber comunicar, saber oír, y la habilidad de inspirar a los demás a que terminen su trabajo. Sin estas tres cualidades, ¿cómo podrás motivar a tu equipo y a tus compañeros?

3. Entender el negocio. No importa el proyecto que estés conduciendo dentro de una organización, como gerente de proyectos es clave entender la misión y la visión de ese negocio. Debes entender qué es lo que genera ingresos a esa compañía. ¿Cómo hacen negocios? ¿Quiénes son los patrocinadores del proyecto? ¿Por qué están haciendo este proyecto? ¿Qué tan visible es el proyecto?

Al entender el negocio, estarás mejor capacitado para proveer las actualizaciones necesarias a los ejecutivos de la organización, así como para poder elaborar un mejor plan de comunicación con todo el equipo.

4. Determina cuál es el criterio de éxito de un proyecto. El éxito de un proyecto puede ser medido de distintas maneras. Enfrentar problemas y mitigar riesgos es parte del ciclo de vida de un proyecto, y por ello se espera que estos sucedan sin tener un impacto sobre el éxito del mismo.

El éxito de un proyecto suele basarse en su capacidad de ser completado a tiempo, en toda su dimensión, y acorde al presupuesto. Pero, ¿es realmente ese el único criterio de éxito que debería ser tomado en consideración? En mi experiencia, la respuesta es no. La satisfacción de tu equipo, así como la satisfacción de tus clientes, es en muchos casos más importante que el programa, el alcance, y el presupuesto.

En conclusión, si quieres evitar fracasar en tus proyectos, enfócate en lo que realmente le importa al negocio y al equipo. Una vez que entiendas este simple aspecto, todo lo demás se dará de manera natural. Sí, es así de simple.  Mantén tu mente abierta, comunícate, y escucha.