La comunicación es el motor de la gestión de proyectos, es una fuerza que conduce el proceso hacia delante y que jamás se detiene. A medida que el mundo evoluciona, también lo hace la forma en la que nos comunicamos con nuestros equipos, clientes, y subcontratistas; incluso las herramientas y los métodos que ayudan a agilizar esas actividades se reinventan y cambian constantemente.

En la actualidad, enfrentamos desafíos tales como la dispersión geográfica de nuestros equipos y de las partes interesadas, por lo que resulta vital que los gestores de proyectos se encuentren actualizados, y que evalúen cuáles son los mejores recursos disponibles que garantizarán una comunicación fluida entre todos los miembros de los equipos.

En ese sentido, la social media es la mejor aliada para la gestión de proyectos, ya que ofrece un sinnúmero de herramientas para mejorar la eficiencia de los proyectos, sobre todo para que éstos puedan ser completados a tiempo y ateniéndose el presupuesto. Por ejemplo, algunas plataformas permiten que todos los miembros de un equipo se conecten al mismo tiempo, para poder hablar de una manera más rápida y fácil. Pero, ¿qué es lo que entendemos por social media?

Probablemente estés pensando que me estoy refiriendo a algunas plataformas populares como Facebook, Instagram o Twitter, donde las personas suelen compartir contenido de sus vidas privadas, pero esto no es completamente acertado. De acuerdo al diccionario Merriam-Webster, social media hace referencia a “todas las formas de comunicación electrónica (tales como las redes sociales o el microblogging) a través de las cuales los usuarios crean comunidades en línea para poder compartir información, ideas, mensajes personales, y otro tipo de contenidos (como videos)”. De acuerdo a mi experiencia, esto también incluye algunas plataformas que pueden usarse durante la gestión de un proyecto.

Veamos las cinco áreas en las que una plataforma de comunicación puede ayudarte a mejorar un proyecto:

1. Comunicación
   

Como se mencionó antes, para un gerente de proyectos es clave desarrollar una habilidad excepcional para comunicarse, ya que esto será lo que determine en mayor grado el éxito o el fracaso de un proyecto. Para facilitar esta tarea, los softwares de social media ofrecen distintas plataformas que permiten a los directores tener el control de su equipo en sus manos, y poder compartir rápidamente información importante; por ejemplo, fechas límite, archivos esenciales, reuniones para la toma de decisiones, informes sobre el progreso del proyecto, entre otros.

Esto ayudará a mantener a los equipos actualizados y entusiasmados por sus logros y contribuirá a mejorar y agilizar la comunicación entre los miembros del equipo, para que, cuando sea necesario, puedan contactarse entre ellos instantáneamente. Otro beneficio importante es que la social media permite a los gerentes de proyectos resolver de forma inmediata cualquier contingencia que pueda surgir durante el proceso, así como también tener una respuesta rápida con sus clientes, partes fundamentales del proyecto.

2. Colaboración

En la actualidad, los equipos de los proyectos se encuentran distribuidos en diferentes locaciones a lo largo del mundo. Y aunque esto sea conveniente a nivel de costos y tiempo, añade complejidad al proceso, ya que alcanzar una colaboración efectiva entre todas las partes involucradas se vuelve más desafiante. Afortunadamente, existen algunas herramientas de social media que han ayudado a superar estas dificultades, permitiendo a los miembros de los equipos conectarse en tiempo real. Por ejemplo, se han vuelto muy comunes las reuniones virtuales, junto al intercambio de videos y mensajes instantáneos. Algunas de las plataformas más populares que ofrecen estos servicios son: Zoom, Google Meetings, Skype, YouTube, Vimeo, WeChat, Whatsapp, y Google Hangouts, por mencionar algunas.

La virtualidad ha ocupado un lugar tan importante en la vida de las personas, que estar conectado 24/7 para interactuar con los demás se ha convertido en algo natural. Esto beneficia a la gestión de proyectos porque puede contribuir al trabajo en equipo de forma remota, y también puede aumentar la cohesión grupal, lo cual da como resultado un mayor compromiso de los miembros del equipo con el proyecto. Aún así, es importante establecer algunos límites saludables, y programar horarios para estar más organizados y disminuir el estrés. 

3. Administración del conocimiento

La social media le da a los miembros de los equipos de un proyecto la posibilidad de compartir fácilmente sus conocimientos, experiencias, y opiniones. Las actividades en las que se da una administración del conocimiento son muy importantes y enriquecedoras para nuestro campo de trabajo, ya que requieren la participación activa de todas las personas involucradas en el proyecto. Esto significa que, de alguna manera, todos contribuirán a la creación, procesamiento, y aprehensión del conocimiento. En consecuencia, habrá más información disponible para que haya un mejor entendimiento y manejo de las distintas etapas del proyecto, y para que cuando alguien necesite clarificar una duda, él o ella puedan tener acceso a las lecciones almacenadas. Esto conducirá a la innovación, reducirá los riesgos, e incrementará la calidad del proyecto.

4. Construir redes

La social media no solo habilita la interacción entre los miembros de un equipo, sino que también ayuda a los profesionales a alcanzar mayores audiencias y a ganar visibilidad en el mundo corporativo a través de la construcción de redes con colegas de todo el mundo. LinkedIn es una de las plataformas más populares para este respecto; allí, personas que ejercen distintas profesiones comparten consejos, reflexiones, información, conocimiento, logros y más. Es una buena forma de conectar con colegas, así como también una herramienta muy útil para promocionar un negocio.

5. Presencia en línea

En esta área, el objetivo principal es crear una presencia duradera en los motores de búsqueda de internet y en la web en general, a través del diseño y creación de sitios web o blogs que resulten llamativos. En este sentido, la social media será el mejor lugar para que puedas lanzar diferentes campañas de marketing y promocionar tu proyecto o producto. Esto te ayudará a obtener más clientes, así como también llamar la atención de ejecutivos y personas que estén en la búsqueda de oportunidades para invertir.

Primeros pasos

Considero que la social media ha llegado para quedarse, y que nosotros, como gerentes de proyectos, debemos aprender a utilizarla de modo efectivo a lo largo del ciclo de un proyecto. Aún así, no todas sus herramientas pueden ser aprovechadas a la hora de gestionar un proyecto, por eso es importante que todas las lecciones aprendidas pueden ser compartidas a través de una plataforma social que nos permita formar parte de un foro o grupo de discusión (por ejemplo, los grupos de LinkedIn). Al hacer esto, estarás colaborando con otros gerentes de proyectos y además podrás aumentar tu red de contactos.

A modo de ejemplo, podemos pensar en una actividad que se realice constantemente durante el transcurso de un proyecto, como compartir archivos. En este sentido, una herramienta colaborativa tal como Google Docs será una mejor elección antes que WhatsApp ya que permitirá que mantengas tus archivos organizados y a tu equipo bien informado y actualizado con los avances del proyecto.

Como puedes ver, la social media tienen mucho para ofrecer para aquellos que navegan las turbulentas aguas de la gestión de proyectos. Recuerda que es vital mantenerse actualizado con las últimas herramientas que la tecnología nos brinda. Dales una oportunidad, no te arrepentirás.