En la actualidad, especialmente en el campo de la TI, cada vez más profesionales trabajan de forma remota. En el campo de la gestión de proyectos, puedo decirles que esto es real. Cada vez más me toca manejar equipos virtuales a diario, no solo con miembros de los equipos de todo el país, sino también del mundo.

Liderar y manejar equipos virtuales requiere de otras habilidades más allá del conocimiento de los requisitos de la TI para realizar el proyecto. Eso se debe a que un buen Gerente de Proyectos de TI se comunica entre un 80 y 90% del tiempo con su equipo.

Para cualquier equipo de TI, pero especialmente en el caso de los equipos virtuales, la meta, o el objetivo integral del proyecto debe ser bien claro. Cada uno debe comprender exactamente lo que está sucediendo y la importancia de su rol en el proyecto. Cuando el equipo está esparcido por el mundo, esta parte del proceso, además de la implementación del proyecto en sí misma, requiere de la sensibilidad de los horarios, la cultura, la economía, las diferencias tecnológicas y motivacionales de las partes del globo involucradas.

Tiempos

Los gerentes de proyectos son los que dicen lo que se debe hacer y cuándo. Ellos arman el plan maestro de modo que cada parte del proyecto se complete, en sucesión de eventos, de forma puntual para poder hacer que el proyecto avance hasta la fecha de entrega. Para fijar el plazo, los tiempos son siempre importantes. Pero cuando se planea realizar un proyecto que cruza las fronteras y los océanos, con plazos muy precisos, entonces resulta un desafío mayor.

Por ejemplo, cuando trabajo con personas de Europa tengo que tener en cuenta que cuando para nosotros es de mañana, para ellos es el final del día. Se deben tener en cuenta las zonas horarias de cada miembro del equipo de modo de realizar las reuniones a horarios convenientes, en un horario apropiado, y que los miembros del equipo tengan plazos de entrega previstos para ese mismo día, aunque estén del otro lado del globo.

Diferencias culturales

En ocasiones, los estadounidenses se olvidan de que las personas de otros países son diferentes a nosotros. La forma de comunicarse, las palabras que utilizan, el manejo del inglés, etc. pueden hacer una diferencia no solo en la forma en que se comunican, sino en la forma en que se recibe la comunicación. Nosotros -al igual que ellos- podemos ofender a alguien del otro lado de la línea por el simple hecho de una diferencia cultural.

Yo tuve la fortuna de poder trabajar con clientes de Alemania y con miembros del equipo alemanes. Nos comunicamos muy bien, pero me di cuenta de que la forma en que hacen las cosas y que se comunican, en comparación con los estadounidenses, puede resultar más demandante cuando en realidad no es esa la intención. Al principio, esto me tomó por sorpresa. Pero al conocer y comprender estas diferencias a medida que la relación va avanzando, el gerente del proyecto deja pasar las diferencias en el tono y la elección de los términos, y se concentra en el contenido del mensaje.

Diferencias económicas

Como gerente de proyectos, parte de mi responsabilidad consiste en comprar tecnología. Si le compro a uno de los miembros de mi equipo en el extranjero, debo tener en cuenta el tipo de cambio de modo de calcular el costo exacto en dólares (o cualquiera que sea la divisa) dado que la nueva tecnología se documenta. Es un detalle a saber y tener en cuenta, pero las consecuencias de un error en este sentido pueden ser enormes.

Diferencias tecnológicas

En otros países, al igual que en los Estados Unidos, existen diferencias en cómo se instalará y utilizará la tecnología, así como en las normas que regulan estas actividades. La energía y sus funcionalidades difiere entre países, como así las normas para instalar y ubicar el equipamiento audiovisual.

Por ejemplo, en los EE. UU., hay normas de instalación de equipamiento audiovisual que indica especialmente cómo ubicar a personas discapacitadas, cosa que no existe en otros países, como en Alemania.

También es importante que un gerente de proyectos conozca los riesgos tecnológicos y las necesidades especiales del equipo internacional y se asegure de que tengan todo lo necesario para realizar el trabajo de forma segura.

Por ejemplo, en China, donde las cuestiones de ciberseguridad son muy exigentes, un gerente de proyectos de TI entendido se asegurará de que su equipo cuente con la protección que necesita en el lugar de trabajo por el bien del equipo. En áreas donde la conectividad podría ser un problema, es responsabilidad del gerente de proyectos de TI proporcionar lo necesario para que el trabajo pueda realizarse sin problemas y en sintonía con el del resto del equipo.

Diferencias motivacionales

Sin dudas, es más fácil mantener a un equipo de proyecto motivado cuando todos están en la misma oficina, bajo el mismo techo. Puedes sacar al equipo a almorzar, convocar una reunión motivacional especial o realizar algún tipo de acción (como poner un cuadro de mérito o hacer sonar una campana) para celebrar cada pequeña victoria. Pero hay formas de mantener al equipo motivado incluso cuando trabajan de forma virtual y desconectada de forma diaria.

A veces, los viajes pueden ser un incentivo o motivación, e incluso incorporarse al presupuesto como un posible gasto. Muchos miembros de equipos lo verán como una recompensa y será un placer viajar a un lugar diferente a reunirse cara a cara con personas que solo conocieron por teléfono.

Para alguien de TI, tener acceso a mejor tecnología, en caso de ser posible dado el presupuesto, también puede ser un agregado como incentivo para lograr un objetivo específico del proyecto.

Así que como pueden ver, manejar un equipo virtual a escala internacional tiene sus desafíos especiales, pero no deja de ser algo que forma parte del trabajo de un gerente de proyectos de TI competente. Si tienes un próximo proyecto de TI que requiera la coordinación del trabajo en equipo a nivel mundial, llámame al (630) 300-8828.