Cuando los especialistas nos referimos a la gestión de proyectos —sin importar el tipo de proyecto—, sabemos que se presentarán numerosos cambios que no podremos predecir. Estos, acarrearán sus propias dificultades y particularidades, y terminarán afectando la dinámica inicial. La manera de lidiar con esos cuellos de botella será clave para aumentar tu poder de adaptabilidad y  flexibilidad.

La adaptabilidad refiere tanto a hacer el mejor uso y combinación de importantes herramientas, tales como el conocimiento técnico y metodológico, como a prestar especial atención al factor  humano y a las oportunidades que este trae consigo. Porque, ¿cómo crees que serás capaz de ejecutar un proyecto satisfactoriamente si no existe una comunicación fluida en tu equipo?

A través de mi experiencia como gerente de proyectos de TI y directora de programas, me he acostumbrado a oír a muchas personas lamentarse y decir que sus proyectos habían fracasado porque no estaban utilizando la última técnica o método del mercado. He visto a distintas organizaciones gastar increíbles cantidades de dinero intentando descifrar por qué no estaban teniendo éxito. Pero estas se estaban olvidando de la conexión de su gente, de sus equipos, y del recurso más grande de todos, la comunicación.

La comunicación no solo aligera el proceso, también genera una sinergia que promueve un mejor entendimiento acerca de lo que tú y tu equipo están intentando lograr. Además, facilita la  cooperación y ayuda a desarrollar un sentido de pertenencia que garantizará que todos se fijen el mismo objetivo y se encuentren listos para realizar su tarea. Compartir una visión común sobre el proyecto y sus objetivos con tu equipo es una parte vital del proceso.

Entonces, ¿cómo mejorar la comunicación entre los miembros de tu equipo cuando  se producen cambios en tu compañía?

1. Escucha atentamente. Haz una pausa y deja a la otra persona terminar su idea antes de interrumpirla. Siendo empático, abrirás un camino que alentará al otro a comunicarse mejor.

2. Mantén tu mente abierta. Cuando te encuentres en desacuerdo con alguien, no creas que tu punto de vista es el único que importa. Abre tu mente e intenta determinar si la perspectiva de la otra persona puede formar parte de la solución. No todo debe ser a tu manera todo el tiempo. Trabajas en un ambiente de equipo, y las perspectivas de todos los miembros del equipo deberían ser tenidas en cuenta.

3.Muestra respeto. Llama a la persona por su nombre; y si estás en el teléfono, no realices tareas múltiples. Asegúrate de siempre concentrar el 100% de tu atención en esa persona.

4. Demuestra pasión y confianza. Cuando demuestras estas dos características, estás dejando que los demás sepan que te preocupas. En mi experiencia, esto motivará a los demás a darlo todo y asegurará que hagan su mejor esfuerzo.

5. Proporciona tu feedback constantemente. No esperes a que una persona erre para hacerle saber que se encuentra en problemas. Haz críticas constructivas a cada miembro de tu equipo de manera consistente. Estos apreciarán que te tomes el tiempo para hacerlo, ya que podrán ajustar sus enfoques y cumplir con tus expectativas. Siempre recuerda que todos tienen una manera diferente de hacer las cosas, y si no estás satisfecho, debes ser justo y hacerles saber con anticipación para que ellos puedan cumplir con las expectativas.

Ahora, tomando estas palabras en serio, visualicemos dos posibles escenarios y veamos cómo la manera en la que te comunicas durante la gestión de un proyecto puede resolver o empeorar un problema.

Escenario A
El tiempo es uno de los recursos más valiosos con los que contamos; este determina la longitud del proyecto y su presupuesto, por ello es muy importante cumplir con los plazos.

Imagina esto: Jane es la gerente de proyectos en una compañía de renombre, es la encargada de garantizar que todo esté listo dentro del plazo estimado, para que la compañía no pierda dinero. Desafortunadamente, Sophie, integrante clave del equipo, no pudo finalizar su tarea a tiempo.

Jane decide abordar el problema con Sophie diciéndole, “todo lo que debías hacer era finalizar tu tarea para el lunes. Has defraudado a todos tus compañeros por tu pésima capacidad de organización, y ahora tendré que hacerme responsable por tu error”.

Entonces Sophie le responde, “lo siento mucho Jane, nunca fue mi intención defraudarlos. Tuve problemas para descifrar la mejor forma de completar mi tarea y no supe qué hacer ni a quién acudir para pedir ayuda”.

Pero la respuesta de Jane es, “bueno, ahora me has demostrado que no estás a la altura de las circunstancias”.

Al final, Jane despide a Sophie y el proyecto queda detenido.

Escenario B

En el escenario B, imagina que la situación y los personajes son los mismos, pero la manera de comunicarse y —por ende—, resolver el problema, es diferente:

Para tener una comunicación clara y constructiva, Jane dice, “Sophie, necesito que me digas qué sucedió. Veamos qué fue lo que te generó dificultades para poder resolver esto juntas”.

Resolver el obstáculo mediante una comunicación clara, podría significar que el proyecto lleve un poco más de tiempo; pero con la voluntad y el esfuerzo de todos los miembros del equipo, este podrá finalizarse.

Por lo tanto, es esencial que pienses en cómo te estás comunicando con tus pares y qué mensajes les estás transmitiendo. En mi experiencia, no importa la cantidad de problemas que debas enfrentar durante un proyecto, siempre y cuando tengas la capacidad de comunicarte con destreza con los miembros de tu equipo. Como resultado, estarás garantizando una base sólida para enfrentar todas las contingencias que se presenten más tarde.