Luego de 25 años de ser gerente de proyectos en el campo de la TI, muchas personas me preguntan cuáles son las habilidades que debe tener un buen gerente de proyectos. Una vez, bromeando con una amiga, le decía que para ser un buen PM tienes que poder lidiar con el caos. Aunque luego me di cuenta de que en parte eso es cierto.

Cuando tienes que encontrar a alguien para el cargo de gerente de proyecto es importante saber que la personalidad es tan importante como la experiencia, la formación y la capacitación. Eso es porque las habilidades que hacen a un buen gerente de proyectos no siempre pueden enseñarse. Pueden ser desarrolladas o adoptadas, pero si tienes suerte, serán un don natural que forme parte de la personalidad.

A continuación les dejo mi lista personal de las ocho habilidades importantes que hacen a un buen gerente de proyectos. Busca estas habilidades en la persona que vayas a designar para liderar la implementación de tu próximo proyecto.

Las “5” esenciales

Siempre digo que hay cinco palabras que describen la mejor personalidad para ser un buen Gerente de Proyectos:

Sólidez: Te gusta tomar riesgos y motivas enfáticamente a los demás para hacer las cosas. Cuando alguien no está desempeñándose bien o atrasa al resto del personal, no dudas en decirle que será mejor que se marche.

Intensidad: Debes ser apasionado por el proyecto que lideras. Estás enfocado y con la determinación de terminarlo.

Tenacidad: Necesitas tener una personalidad ambiciosa y te tiene que gustar el progreso. Cuando te topas con una pared, debes trepar o derribarla, y seguir adelante.

Seguridad: Debes ser capaz de hacerle saber a los demás que tú estás a cargo y de poder presidir una reunión… que no es lo mismo que andar mandonenado.

Humildad: Debes ser seguro, pero no arrogante. No tendrás la colaboración de tu equipo si eres arrogante. Puede que no siempre sepas todo, pero puedes averiguarlo.

Estoy segura de que entiendes a qué me refiero.

Realmente, nunca conocí a un gerente de proyecto que fuera dócil. Lo único que puedo imaginar con esa característica es que no le será fácil ser PM.

Además de estos aspectos de la personalidad, los gerentes de proyecto deben tener habilidades que los ayuden a tener éxito con sus compromisos.

Organización

¿No te gusta pensar demasiado? Los PM deben ser organizados para poder realizar su trabajo. Con esto quiero decir de principio a fin. El gerente debe estar preparado para todo lo que está planificado (como una reunión) y lo que no está planificado (como las emergencias o fallas inesperadas). Deben poder acceder a todo lo que necesitan y llevar adelante una reunión de forma eficiente con un orden del día, actas de reunión, etc. Un PM organizado le ahorra tiempo a todos y, por ende, también dinero. Sus canales de comunicación siempre deben ser organizados de modo de saber a quién dirigirse y cuándo.

Rapidez

En el mundo de la TI todo pasa muy rápido porque así tiene que ser. Nadie quiere estar sin su sistema óptimo ni un minuto más de lo necesario. Los PM necesitan tener la fortaleza para mantenerse a ritmo para poder activar a otros a lo largo del proyecto. La capacidad de mantenerse actualizado con los cambios, el avance del proyecto y cualquier nueva dirección es lo que hacen a un buen gerente de proyectos.

Centrarse en el cliente

Los PM trabajan con recursos internos y externos de diversos niveles. Los PM necesitan saber cómo hablar con el CIO y con el proveedor que viene a instalar el equipo. Necesitan comprender lo que es importante para ambos y el motivo. Cuando recibe dos pedidos al mismo tiempo -uno del analista de sistemas y otro del CIO- un buen PM sabrá cuál atender primero. Lo creas o no, no siempre es el del CIO. A veces el analista necesita una respuesta primero porque podría estar en medio de una crisis y necesitar de un superior inmediato para resolverla. El buen PM sabe cómo responder a todos de modo de guiar al equipo para completar el proyecto de forma exitosa. Lo que nos lleva a…

Saber priorizar

Esta es una de las principales tareas de los PM durante un proyecto y, a medida que el equipo responde, las prioridades pueden cambiar de forma diaria o en un mismo día. La determinación de las prioridades implica utilizar listas de control de tareas y el estar enfocado en las tareas más críticas para el avance del proyecto cuando hay otras diez personas pidiendo ayuda en temas tangenciales. Un buen gerente de proyectos debe ser capaz de mantener el enfoque en una tarea y hacer que se haga lo correcto en el orden adecuado.

Flexibilidad

El mejor PM del mundo resolverá los imprevistos, las fallas técnicas y lo inesperado a medida que se implementa su plan. Lo que hace a un buen gerente de proyectos es la habilidad de cambiar el curso de las cosas, tener un “plan B” listo y hacer que todos a bordo trabajen a toda máquina. La flexibilidad es la mejor aliada del PM.

Comprender el rol del Gerente de Proyecto

Como PM, mi trabajo consiste en la implementación del proyecto. Pídeme mi opinión y te la daré con gusto, pero mi trabajo no consiste en persuadir a mi cliente a hacer algo de cierta manera. Con los años aprendí que mi tarea consiste en saber escuchar y opinar solo cuando me lo piden. Un buen PM no se pone en los zapatos del CIO ni modifica la dirección del proyecto sin aprobación previa, pero seguramente tendrás que dar tu opinión como gerente del proyecto dado que estás en las tareas del día a día.

Y, por último, pero no menos importante…

Integridad

Quizás la habilidad más importante de un gerente de proyecto. Los PM nunca deben olvidar para quién trabajan. Todo lo que hace un PM debe ser hecho en representación del CLIENTE. En la mayoría de los proyectos, pude observar que en general hay varias «manos en la masa» presionando para que se hagan las cosas. Debes mantenerte firme y siempre, siempre, actuar en representación de tu cliente. Represéntate a ti mismo con los valores que ejerces en el trabajo. Representa a tu cliente en la forma de hacer las cosas. Si te encuentras en una posición en la que la empresa no está de acuerdo con tus valores, te sugiero que cambies de trabajo.

Lo que hace a un buen gerente de proyectos varía entre las diferentes industrias, pero estas cualidades de personalidad serán útiles en cualquier trabajo en el que te desempeñes. Asegúrate de que tu próximo PM de TI tenga todas estas características en su haber para que el proyecto sea un éxito. Y en caso de que Lurdez Consulting Group pueda ser de ayuda para la próxima implementación de tu proyecto de TI, no dudes en llamarnos al 630.749-4810.