Ya sea que se trate de la transformación de un centro de datos, una actualización de ciberseguridad o la incorporación de un nuevo sistema informático, su proyecto de tecnología de la información seguramente será un desafío para su empresa y para su personal. No obstante, la persona que tiene la mayor responsabilidad y que hace que todo se lleve adelante correctamente y sin problemas es el gerente de proyecto de TI. El gerente de proyecto debe asegurarse de que todos los aspectos del proyecto sean funcionales, puntuales y se ajusten al presupuesto.

El gerente del proyecto de TI debe tener la experiencia necesaria para comprender lo que se necesita para hacer que el proyecto se complete de principio a fin. Sin ese tipo de conocimiento, el proyecto estará destinado a sufrir sobresaltos antes de llegar a buen puerto. La gestión de un proyecto no significa ingresar un par de tareas al plan de Microsoft Project. La implementación de un proyecto de TI implica mucho trabajo.

¿Cómo podría garantizar un gerente de proyecto de TI que el programa no fallará?

Primero: comprendiendo bien el proyecto

Si te pidieran que armaras un rompecabezas con los ojos cubiertos, ¿sería difícil, no? Del mismo modo, es importante que el gerente de proyectos de tecnología de la información comprenda el alcance total y el propósito del proyecto y pueda ver el contexto ampliado de cómo funcionará cuando el proyecto esté terminado. También, muy a menudo, los proyectos fracasan porque las personas que los implementan no entienden el “porqué” detrás de lo que están haciendo. El gerente de proyecto de TI debe saber cuál será el beneficio que el proyecto le dará a la empresa, a los clientes y a los empleados, en última instancia. Si tiene esto claro podrá hacer que el equipo tenga un objetivo común claro.

Segundo: siendo partícipe del plan

Un gerente de proyecto no necesita ser un técnico para planificar e implementar un proyecto de TI de forma exitosa. Al contrario, el gerente de proyecto de TI debe conocer bien las tecnologías de la información de modo que esto le permita reconocer los problemas inminentes mediante un plan y darle curso inmediato al equipo para poder resolverlos. Es esencial que el gerente de proyectos de TI se involucre en todas las etapas de la planificación. El/la gerente de proyectos puede hacerle ahorrar a la empresa miles de dólares y cientos de horas de trabajo mediante un plan que incluya a los proveedores, las personas y los procesos adecuados para garantizar que el proyecto se lleve adelante lo más eficientemente posible.

Tercero: conociendo a tus recursos humanos

A menudo, los profesionales asignados a un proyecto de TI ya son parte del equipo de operaciones. Ellos dividen su tiempo un 50/50 entre el trabajo en el proyecto y su trabajo en las operaciones de la empresa. Sin embargo, habrá momentos críticos en los que tendrán que priorizar su trabajo en el proyecto o la implementación integral se verá afectada. Cuando los tiempos son críticos, cualquier demora en los pasos cruciales puede ser un desastre para todas las partes involucradas. Dependerá del gerente de proyectos tener una buena comunicación con el personal del equipo que tenga tareas divididas de modo que, cuando sea necesario, pueda brindarle 100% de su tiempo y dedicación al proyecto.

Cuarto: teniendo una visión de gestión del riesgo

Para los gerentes de proyectos que trabajan con tecnologías de la información todo lo que pueda salir mal debe ser previsto en el plan integral. Un gerente de proyectos de TI que omita esto podría no saber qué hacer cuando las cosas se compliquen; es decir, cuando el hardware no llegue a tiempo o esté agotado, o cuando se ausente sin aviso un miembro del equipo. Tener proveedores o recursos humanos suplentes ayuda a que el proyecto no se detenga y que el equipo lo agradezca.

Quinto: desarrollando una vía de comunicación efectiva

Un buen gerente de proyectos es experto en la comunicación y designará a la persona indicada de cada departamento y proveedor involucrado con el proyecto. Mientras más proveedores tenga el proyecto, más cuidado tendrá que tener el gerente de proyectos al comunicar las expectativas, los plazos y las principales preocupaciones de la empresa. Los proveedores tienen su propia agenda así que al cerrar un contrato con ellos, es esencial que entiendan los requisitos y los plazos del proyecto. Es importante asegurarse de que se asigne un gerente de proyecto del proveedor para que trabaje con el gerente de proyecto del cliente. También es importante que el gerente de proyecto del cliente sea el principal contacto para garantizar que todos los recursos estén disponibles cuando se los necesite, de ser aplicable.

Por último: manteniendo el presupuesto bajo control

No hay nada peor que un proyecto se salga de control haciendo que el presupuesto se infle. El presupuesto debe ser una de las principales preocupaciones del gerente de proyectos de TI, y un gerente de proyectos entendido debe haber generado la reserva suficiente para hacer frente a las contingencias, incluida una posible modificación del alcance. Poder mantener o no el presupuesto es lo que puede hacer que el proyecto sea un éxito o un fracaso.

Es difícil evitar los fracasos en los proyectos de tecnología de la información, pero no es algo imposible. Un gerente de proyecto de TI experimentado, como Lurdez Consulting Group, podrá ayudarlo con cada paso del proyecto, desde el inicio hasta el fin. Llámenos para conversar sobre su próximo proyecto.