Cuando digo que soy Gerente de Proyectos de TI y explico lo que hago, la gente se imagina que me paso el día generando planes y manejando a las personas, asegurándome de que todo ocurra puntualmente, dentro del presupuesto y del alcance del proyecto. Y es verdad. Tengo muchos programas de software robustos y herramientas de gestión de proyectos específicas que me ayudan con mi trabajo. También aplico la metodología PMI para la mayoría de los proyectos y cuento con las “habilidades blandas” para ser una buena gerente de proyectos y llevar adelante un equipo al que manejo y motivo. Pero les contaré un pequeño secreto que podría sorprender a la mayoría de las personas y cambiar la opinión que tienen de los gerentes de proyecto de TI. Aquí va…

A veces, la mejor herramienta para gestionar un proyecto es NO UTILIZAR LA HERRAMIENTA TRADICIONAL.

Eso no significa que maneje el proyecto de forma caótica. Lo que significa es que las herramientas tradicionales disponibles para los gerentes de proyecto a veces son demasiado rígidas y estructuradas para ciertos proyectos. En otras palabras, algunos proyectos no necesitan lo que generalmente denominamos como “plan”.

Cuando gestiono proyectos complejos, como la consolidación de un centro de datos, existen muchas piezas en juego, a menudo en diferentes lugares físicos. Estos proyectos son los que denomino “basados en un plan”. Se tiene en cuenta la interdependencia de los recursos que necesitan gestión, como el equipamiento, la mano de obra y los proveedores. Se requiere de la realización de eventos de forma relativamente secuencial, puntual, para completar el proyecto como se espera. Cada departamento o grupo dentro del equipo tiene sus propios plazos de entrega que cumplir. Para este tipo de proyectos es necesario contar con un software de gestión de proyectos y un plan clásicos para evitar fallas en la gestión del proyecto de TI.

No obstante, también me tocó participar de proyectos de remediación. ¿A qué me refiero con remediar? Me refiero a asegurarse de que todos los sistemas estén protegidos contra las amenazas de seguridad. En general, los auditores vienen una vez por año o cada dos años para verificar que la empresa cumpla con todos los aspectos de seguridad. Estos proyectos son más “basados en tareas” y probablemente lo que sucedió tuvo que ver conque el proyecto no fue completado como parte de las operaciones diarias como debía hacerse. En un Proyecto de Remediación, todos los equipos de ciberseguridad e infraestructura trabajan para cumplir con el mismo plazo. Cada departamento es responsable de todas las tareas que se deben completar en su área específica para poder eliminar las vulnerabilidades con parches, actualizaciones y configuraciones.

Como Gerente de Proyectos de TI, mi trabajo consiste en saber qué tipo de plan debo seguir. A menudo, la gestión de un proyecto de TI es como leer un libro gordo. Puede que comiences por el inicio y lo leas de forma secuencial, o puedes saltar directamente a las partes del libro que realmente necesitas y concentrarte solo en eso. Imagina si consideras que la mejor forma de encontrar la información necesaria fuera leyendo todo el libro, de principio a fin, pero solo necesitabas leer el Capítulo 7. Terminarías perdiendo mucho tiempo que en el mundo de un Gerente de Proyectos de TI significa hacerle perder tiempo a muchas otras personas también.

En resumen, fluye, sé flexible y adáptate al entorno de tu cliente. Las cosas no siempre tienen que hacerse en secuencia para ser completadas. Lo más importante para recordar sobre la gestión de proyectos como los de remediación, u otros similares, es hacer un seguimiento diario con el equipo para garantizar que las tareas se estén cumpliendo. Esperar una semana para ver cómo van las cosas podría ser desastroso.

Además de tener en cuenta el tipo y la urgencia de un proyecto, como gerente de proyectos siempre debes considerar cuál es el equipo que está haciendo el trabajo. Si bien la gestión de proyectos se usa desde hace mucho en el mundo corporativo, de vez en cuando te cruzarás con un grupo de personas que no comprendan los beneficios de la gestión de proyectos. O, quizás, su cronograma de trabajo sea tan acelerado que piensen que no podrán seguir cada paso de la metodología para poder atender a los problemas que hay que observar dentro de un proyecto. ¿Cómo lo haces tú? El consejo que acabo de compartir es lo que generalmente utilizo para garantizar que las cosas se hagan. El usar un plan de proyecto en este caso probablemente no me ayudaría a atender el problema real.

Así que ahora que se reveló el secreto, creo que no está mal que lo compartan. Si conoces a alguien que no sepa qué herramienta utilizar para un programa de gestión de proyecto de TI que esté por comenzar, coméntale que aquí estoy para ayudarlo. Y soy muy discreta.