“Jeannette, ¿qué haces en tu día de trabajo?” En todos estos años, me hicieron varias veces este misma pregunta. Muchas ocupaciones, como la de los médicos, carteros, etc., se explican en sí mismas, pero en ocasiones las personas se preguntan qué hace un gerente de proyectos de TI en un día de trabajo. Por ello, a través de este blog les voy a permitir entrar en mi pequeño mundo para mostrarles cómo desarrollo las tareas diarias y semanales que forman parte de mis responsabilidades como gerente de proyectos. Si bien puede que tú te organices de forma diferente, si eres como yo, ya sabrás qué es lo que a ti te funciona. Esto es lo que a mí me ha funcionado muy bien por muchos años en mi experiencia en la gestión de programas de TI.

¡Buenos días!

Como le sucede a la mayoría de los profesionales, todas las mañanas me encuentro con una gran cantidad de correos electrónicos. Recibo correos electrónicos de todo tipo, desde especificaciones técnicas hasta pedidos de actualización de estado del departamento de cuentas a pagar. El rol de un gerente de proyectos es central. Se espera que sepamos todo de todo, o al menos que podamos referir a la persona correcta para que pueda dar la respuesta esperada. Me encargo de las consultas que puedo resolver, y reenvío otras a las personas que pueden ayudar a quien pregunta.

Podría pasar mi día respondiendo todos estos mensajes; en cambio, limito ese tiempo a una hora de la mañana y respondo todo lo que puedo. No lo hago en el orden en que los recibo, sino que hago un paneo y priorizo. Respondo los más urgentes primero y planeo responder el resto más tarde.

Tomarle el gusto…

Me reservo la mayor parte del día, desde antes del almuerzo hasta después del almuezo, para reunirme con algunos por separado, con los equipos o con los gerentes. En esas reuniones es donde recibo las actualizaciones sobre el avance, resuelvo problemas, motivo al equipo y me aseguro de que todo cumpla con el cronograma.

Mis reuniones son de todo tipo. Algunas son reuniones regulares con el equipo -diarias o semanales- que se fijan a una hora específica. Otras son reuniones espontáneas para discutir una nueva idea para solucionar algo, o reuniones urgentes para resolver un problema. Sin perjuicio de la forma que tome la reunión que esté celebrando, siempre soy consciente del tiempo de los demás. Siempre trato de que las reuniones son excedan los 30 minutos. Si un tema es muy complicado para resolverlo en ese tiempo, pasa al “estacionamiento”, que en la industria equivale al lugar de espera ficticio de los temas que necesitan mayor análisis.

Este enfoque de los “30 minutos/estacionamiento” no solo sirve para ahorrar tiempo, sino que también puede generar un ahorro en el costo total del proyecto. Cuando el gerente de proyectos no estuvo involucrado desde inicio del proyecto o en la contratación de un proveedor, se debe tener especial cuidado con el presupuesto. Por ejemplo, algunos proveedores establecen en su contrato que una llamada de cinco minutos puede cobrarse como media hora. Como gerente de proyectos, parte de mi trabajo consiste en la gestión de los proveedores de modo de maximizar los costos sin que eso impacte en el presupuesto.

Otras son reuniones con el CEO, o los principales ejecutivos de la empresa, para presentar informes sobre el avance del proyecto. Estas se celebran a su discresión, generalmente cada dos semanas o una vez por cuatrimestre.

A menudo, trabajo con profesionales que llevan dos sombreros, están en las operaciones y en el proyecto. También suelo tener el desafío de trabajar conforme sus cronogramas y de tener que apoyarlos para que puedan completar el trabajo realizando esta doble función.

Final de la tarde

Cuando ya son menos las reuniones del día, vuelvo a concentrarme en mi casilla de correos que no para de crecer. Si bien puede que ya le haya dedicado un tiempo importante, solo contesté los realmente importantes. Ahora me dedico una o dos horas exclusivamente a contestar todos los pendientes y limpio la casilla para la noche. Me aseguro de que no transcurran más de 48 hs. para responder los mensajes menos urgentes.

Por último, planifico el día siguiente y establezco una estrategia sólida antes de irme a casa. A veces esto sucede a las 5:00 p. m., pero otras es a las 9:00 p. m., dependiendo de los plazos del proyecto.

¡Al fin viernes!

Trato de concentrar todas mis reuniones entre lunes y jueves. De ese modo dejo el viernes libre para planificar la semana siguiente y presentar las actualizaciones de estado a todas las partes que participan del proyecto. Cuando tengo una reunión un viernes, trato de que sea por la mañana para poder tener tiempo el viernes por la tarde para completar mis actividades de planificación necesarias.

También creo que el viernes es un día excelente para trabajar en el seguimiento de las facturas. Como gerente de proyectos debo asegurarme de que todas las facturas que ingresan correspondan con el trabajo efectivamente completado y la tarifa pactada. Muchas veces recibí facturas en las que el proveedor le cobraba a mi cliente la tarifa completa por un servicio que fue negociado a una tarifa mucho menor, o incluso sin costo.

Resumiendo, allí tienen un día (y una semana) en la vida de Jeannette Collazo. Debo decir que disfruto mucho de cada día de mucho y variado trabajo, de días impredecibles en mi trabajo como gerente de proyectos de TI. De lunes a viernes, por la mañana y por la tarde, nunca deja de ser un trabajo que propone desafíos y alienta a las personas, a la vez que hace que la empresa crezca.